Inkanteling BIOS & CCinC kernindicatoren: consultatie sectoren

  • 18 mei 2020

Achtergrond voor inkanteling van BIOS & CCinC in de Lokale Vrijetijdsmonitor (LVTM)

Zoals reeds gecommuniceerd in februari van dit jaar, moest het departement Cultuur, Jeugd & Media (CJM) vaststellen dat het aantal organisaties dat jaarlijks deelneemt aan de registratie in beide sectorale monitors steeds verder daalt. Dit maakte dat datasets niet meer voldoende volledig, betrouwbaar en representatief  zijn om analyses en uitspraken te doen over trends en evoluties binnen de sectoren. Daarnaast was deelnamecijfer voor beide monitors ook onvoldoende om de datasets te kunnen publiceren als onderdeel van de officieel erkende openbare statistieken van de Vlaamse Overheid. Deze evolutie volgt uit een veranderde beleidsmatige context. Met de inkanteling van Vlaamse subsidies in het gemeentefonds en het wegvallen van decretale verplichting tot registratie was er minder directe incentive voor registratie, de ontsloten dataset beantwoordde onvoldoende aan de kennisnoden bij de organisaties zelf waardoor motivatie voor registratie onder druk kwam te staan. Door de beperkte dekkingsgraad en betrouwbaarheid konden de datasets van beide monitors ook geen antwoord meer bieden op sectorbrede vragen waardoor de meerwaarde van de sectorale gegevensinzameling in haar huidige vorm door gebruikers in vraag werd gesteld.

Op basis hiervan besliste het departement om enkel nog voor werkjaar 2019 data te laten registreren in BIOS en CCinC, en nam ze het initiatief om een traject op te starten om een beperktere maar relevantere set kernindicatoren van beide sectorale monitoring tools in te kantelen in de Lokale Vrijetijdsmonitor vanaf werkjaar 2020.

Wat is de Lokale Vrijetijdsmonitor (LVTM)?

Na de inkanteling van de Vlaamse subsidies in het Gemeentefonds wilden de Vlaamse overheid en de lokale besturen blijven monitoren wat er lokaal leeft en speelt op vrijetijdsgebied. De LVTM is een dataverwerkingsproject van het departement CJM in samenwerking met Sport Vlaanderen en Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) en heeft als doelstelling het in beeld brengen van gegevens over het lokale vrijetijdsgebeuren, in de eerste plaats ter ondersteuning van lokale besturen bij het uitbouwen van een goed cultuur-, jeugd- en sportbeleid.

Concreet worden er driejaarlijks kwantitatieve gegevens gecapteerd uit het vrijetijdslandschap die vervolgens op een gestandaardiseerde en publiek toegankelijke manier ontsloten worden op het rapporteringsplatform van de LVTM. Daarbij worden zoveel mogelijk data uit authentieke bronnen opgehaald om de vraaglast bij de lokale besturen te beperken. Zo stromen heel wat cijfers uit bestaande Vlaamse of federale registratiesystemen door naar de LVTM. Data uit andere beleidsdomeinen zoals onderwijs of binnenlands bestuur vullen de vrijetijdsgegevens verder aan. Gegevens die niet in bestaande systemen worden verzameld werden via de registratietool van de LVTM opgevraagd. De LVTM biedt daardoor een uniek totaaloverzicht van de vrijetijdsbeleving van de Vlaming op lokaal niveau.

De eerste registratie- en verzamelronde vond plaats in 2018 voor het werkjaar 2017. In 2021 zal er een nieuwe ronde plaats vinden over het werkjaar 2020.

Aanpak voor opmaak van lijst met in te kantelen kernindicatoren BIOS & CCinC

Op basis van nauw intern overleg werd een eerste draft voorstel opgesteld van BIOS & CCinC kernindicatoren om in te kantelen in de Lokale Vrijetijdsmonitor. Vervolgens is het departement met potentiële dataleveranciers voor de vooropgestelde indicatoren in gesprek gegaan om relevantie en beschikbaarheid van deze data in kaart te brengen alsook om een eerste inschatting te maken van de technische en financiële haalbaarheid. De uitkomst van dit vooronderzoek heeft geleid tot het concreet voorstel van in te kantelen kernindicatoren uit BIOS & CCinC waarop nu feedback gevraagd wordt van de sectoren.

Voor dit voorstel werd rekening gehouden met volgende 5 factoren:

1. Eerder genomen beleidsbeslissingen

Met de beslissing om geoormerkte sectorale subsidies voor lokaal jeugd- en cultuurbeleid over te hevelen naar het Gemeentefonds kregen lokale besturen meer autonomie voor het bepalen van het lokale beleid en werd  centrale rapporteringslast afgebouwd. Er werd gekozen om hoofdzakelijk lokale besturen te ondersteunen, en vanuit de Vlaamse Overheid minder rechtstreekse ondersteuning te bieden aan lokale instellingen/organisaties. Onder het regeerakkoord 2014-2019 werd er beslist om lokale besturen te ondersteunen in het monitoren van het lokale vrijetijds- en cultuurbeleid via de LVTM.

2. 'Only once' principe & minimale registratielast

Vraag niet wat je al weet. Dit is het uitgangspunt waartoe de Vlaamse Overheid zich geëngageerd heeft in het Bestuursdecreet (decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer) alsook het huidige Vlaamse regeerakkoord 2019-2024. Unieke gegevensverzameling betekent dat de overheid slechts één keer bepaalde gegevens opvraagt aan de burger en dat de overheid steeds streeft naar één authentieke bron. Er moet bijgevolg maximaal ingezet worden op het binnentrekken en ontsluiten van bestaande bronnen en primaire registratie moet zoveel mogelijk tot een minimum herleid worden.

3. Relevantie en meerwaarde voor monitoring van lokaal beleid

Zoals hierboven aangegeven werd de LVTM opgezet om in eerste instantie lokale besturen te ondersteunen in het monitoren en voeren van hun lokaal vrijetijds- en cultuurbeleid. Het is dus belangrijk om steeds deze doelgroep alsook het lokaal beleid in acht te nemen om de relevantie en meerwaarde van indicatoren te bepalen.

4. Haalbaarheid van te meten indicatoren

Het is belangrijk om in acht te nemen of de indicatoren meetbaar zijn, d.w.z. of het mogelijk en realistisch is om data volgens de gekozen definitie en methode te capteren (bvb. via een bestaande authentieke bron of via registratie door lokale besturen in het LVTM registratietool). Daarbij dient ook rekening te worden gehouden met de GDPR wetgeving, wat bvb. kan betekenen dat sommige gevoelige of persoonsgebonden data niet atomair kan gecapteerd en/of ontsloten worden.

5. Kwaliteit en betrouwbaarheid van data

Datakwaliteit hangt af van de mate waarin de gegevens geschikt zijn voor het doel waarvoor je ze wilt gebruiken. Om de kwaliteit en betrouwbaarheid van data te evalueren moet er rekening gehouden worden met volgende aspecten: zijn de data voldoende actueel, volledig, accuraat (geven ze de werkelijkheid weer), begrijpelijk (heldere definitie), consistent (worden de data op dezelfde manier gedefinieerd) en uniek (geen dubbels).

Doelstellingen consultatie

Om relevantie en meerwaarde voldoende te verzekeren, wil het departement graag de input van beide sectoren inclusief betrokken belangenbehartigers verzamelen en verwerken alvorens een finaal voorstel voor te leggen aan de stuurgroep van de LVTM waarin de bevoegde ministers, het departement CJM, Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG), Sport Vlaanderen, Statistiek Vlaanderen en Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) vertegenwoordigd zijn.

Doel is om te komen tot een beheersbare set van indicatoren waarbij surveying (nieuwe vragen in de LVTM die registratie vragen van lokale besturen) en het gebruik van externe bronnen optimaal gecombineerd worden om trends en evoluties in het lokaal cultuurbeleid van elke gemeente of stad goed in beeld te brengen.

Hierbij is het de bedoeling om beide sectoren de voorgelegde set indicatoren te laten evalueren op 3 aspecten:

  1. Relevantie van de meetmethode: meten we de voorgestelde indicator op de juiste manier of zijn er relevantere methodes die haalbaar zijn?
  2. Meerwaarde voor de monitoring van het lokaal cultuurbeleid gevoerd door lokale besturen
  3. Scope & definiëring van de indicatoren: is de definitie en afbakening van de indicator voldoende duidelijk, realistisch en representatief?

Het is dus niet de bedoeling om een geheel nieuwe en exhaustieve indicatorset per sector samen te stellen en op te nemen in de LVTM. Bij het geven van feedback is het dan ook belangrijk om input steeds af te toetsen aan de 5 eerder genoemde factoren.

Aanpak, scope & methode

Door de coronamaatregelen kunnen we op dit moment jammer genoeg geen denkdag of workshop organiseren. Daarom heeft het departement een alternatief uitgewerkt om via een bevraging input en bedenkingen op de voorliggende indicatorset door te geven.

Zo kan er aangegeven worden per indicator hoe deze nog verder kan gefinetuned of verbeterd worden op het vlak van de eerder genoemde 3 aspecten (relevantie inzake meetmethode, meerwaarde, scope & definiëring). Er kan ook aangegeven worden wanneer de respondent vindt dat bepaalde indicatoren geen meerwaarde hebben en mogen geschrapt worden.

Ondanks dat deze survey niet als doel heeft om een geheel nieuwe en exhaustieve indicatorset op te stellen, is wel de mogelijkheid voorzien om nieuwe indicatoren op te geven die volgens de respondent een cruciale relevante evolutie in het lokale cultuurbeleid van lokale besturen in beeld kan brengen. We verwijzen hiervoor graag opnieuw naar de 5 eerder genoemde factoren zodat er geen valse verwachtingen gecreëerd worden inzake uitbreiding van de voorgestelde indicatorlijst. We zullen zoveel mogelijk rekening houden met voorstellen voor verbeteringen en nieuwe indicatoren maar zijn hierbij helaas ook gebonden aan beschikbare tijd en middelen.

Voor dezelfde reden vragen we ook om steeds zo specifiek en concreet (SMART[1]) mogelijk te zijn in de formulering van potentiele nieuwe indicatoren, alsook om de meerwaarde en relevantie goed te onderbouwen. Vergeet zeker ook niet de bron te specifiëren indien deze indicator zou gebaseerd zijn op een reeds bestaande (authentieke) bron.

Daarnaast is er ook ruimte voorzien in de survey om algemene bedenkingen mee te geven die niet specifiek gebonden zijn aan een bepaalde indicator.

Tot slot, zal er ook aangegeven kunnen worden als de respondent de voorgestelde lijst van indicatoren goed vindt zoals nu opgesteld.

Licht je de feedback die je ons gaf via de survey graag ook nog eens mondeling toe? Geef dit gerust aan op de daarvoor voorziene plaats in de survey. Dan nemen we contact met je op via email/ telefoon om een gesprek in te plannen. Gesprekken zullen ingepland worden tussen maandag 18 mei en vrijdag 5 juni (einddatum is onder voorbehoud en afhankelijk van het aantal verzoeken voor een opvolggesprek).

Lijst van kernindicatoren

De lijst van CCinC kernindicatoren kan je hier downloaden: xlsx bestandOverzicht CCinC kernindicatoren LVTM.xlsx (32 kB)

De lijst van BIOS kernindicatoren kan je hier downloaden: xlsx bestandOverzicht BIOS kernindicatoren LVTM.xlsx (32 kB)

Naast de naam van de indicatoren en hun definities wordt in deze bestanden ook andere relevante informatie meegegeven zoals:

  • Volgnummer: het unieke identificatienummer van de indicator die je ook kan terugvinden in de keuzelijst in de survey.
  • Thema LVTM: het thema van de LVTM waaronder deze indicator ontsloten wordt. Bestaande thema's op het LVTM rapporteringsplatform zijn: (1) Aanbod & verenigingen; (2) Participatie; (3) Infrastructuur; (4) Tevredenheid; (5) Vrijwilligers; (6) Tewerkstelling; (7) Financiën.
  • Survey/register indicator: de data voor de indicator worden verzameld via primaire registratie door de lokale besturen in de LVTM registratietool (=survey indicator) óf via een bestaande authentieke bron (= register indicator).
  • Behoud historische reeks sectorale monitor (ja/nee): de indicator en bijhorende definitie is al dan niet identiek aan een bestaande indicator uit BIOS/CCinC zodat de historische reeks van deze dataset kan gegarandeerd worden.
  • Reeds ontsloten in LVTM (ja/nee): de indicator werd al dan niet reeds ontsloten in de LVTM bij de vorige ontsluitigsronde van werkjaar 2017, op basis van data uit de sectorale monitor of een andere (authentieke) bron.
  • Dimensies voor ontsluiting: de paramters op basis waarvan de data voor de indicator zullen gevisualiseerd, gepresenteerd en ontsloten worden.
  • Aantal/aandeel: de indicator wordt uitgedrukt en ontsloten als aantal óf aandeel.
  • Eenheid: de meeteenheid waarin de indicator standaard wordt uitgedrukt.
  • Teller: het absoluut geheel getal van de indicatoreenheid dat tegen de noemer wordt afgezet. Telt het aantal aandelen.
  • Noemer: het aandeel waartegen de teller wordt afgezet.
  • Bron: de bron waarmee de data voor de indicator gecapteerd worden.
  • Update frequentie bron: frequentie waarmee de bron die de data voor de indicator capteert geüpdated wordt. Dit is dus niet de frequentie waarmee de indicator ontsloten wordt.

Timing

Deze bevraging wordt gelanceerd op maandag 18 mei. We zouden graag alle input ontvangen tegen ten laatste zondag 31 mei. Verwerking van de ontvangen input en eventuele opvolggesprekken met respondenten is voorzien t.e.m. begin juni, om deze vervolgens te consolideren in een geüpdatet lijst van in te kantelen kernindicatoren die kan voorgelegd worden aan de stuurgroep van de LVTM.

Doelgroep van de bevraging

Er wordt een uitnodiging gestuurd naar alle bibliotheken en culturele centra waarvan we contactinformatie beschikken om zo betrokkenheid en gedragenheid te maximaliseren bij beide sectoren. Graag vragen we aan alle organisaties om steeds 1 persoon/respondent per organisatie te laten deelnemen aan de survey.

Terugkoppeling van de resultaten

Resultaten en conclusies van de survey zullen terug gekoppeld worden op het kennisportaal CC&BIB.

Informatieveiligheid & privacy

Voor meer informatie omtrent de informatieveiligheid & privacy kan u terecht op de daartoe voorziene pagina op de CJM website.

 

[1]  SMART is een acroniem voor Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch, en Tijdsgebonden.